議事録 書き方 例 基本構成と実践的テンプレート

議事録 書き方 例

議事録 書き方 例 基本構成と必須項目

議事録を作成する際、必ず押さえるべき基本構成が存在します。 これらの要素を網羅することで、後から会議の内容を正確に把握できる記録が完成します。

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必須の8項目

• 会議名：グループ名と会議の主題を明確に
• 開催日時：日付、開始時刻、終了時刻、タイムゾーン
• 開催場所：会議室、ビデオ会議リンク、またはその両方
• 参加者：出席者と職種、欠席者と理由
• 議題：主な議題と議題の背景
• 審議内容：検討の経過と課題
• 決定事項：会議で合意・承認された内容
• 記録者：議事録作成者と承認者

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医療現場での議事録作成では、特に「決定事項」と「今後とるべき行動」の明確化が重要です。 運営推進会議や介護・医療連携推進会議では、厚労省の標準確認項目に基づいた11の欄を持つ様式を作成し、すべての会議で使い回すのが最も手間が少なく、抜けも出ません。

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意外な事実：議事録の保存義務は会議の種類によって異なります。安全衛生委員会の議事録は3年間の保存義務がありますが、一般的な社内会議では保存期間の明確な規定がない場合が多いです。 しかし、医療機関では患者情報の取り扱いに関わる会議は、個人情報保護法に基づき適切な期間の保存が求められます。

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議事録 書き方 例 実践テンプレートと具体例

実際に使える議事録のテンプレートと具体例を、会議の種類別に紹介します。 これらの例を参考に、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。

営業部 週次定例会議の例

項目	内容
会議名	営業部 週次定例会議（第12回）
日時	20XX年〇月〇日（月）10:00〜10:45
場所	第2会議室
参加者	山田（部長・司会）、鈴木、田中、佐藤 ※欠席：伊藤
記録者	鈴木
議題	1. 前週の進捗共有 2. 今週の重点顧客 3. 来月の展示会対応
決定事項	・今週の重点顧客はA社とB社の2社に絞る ・展示会の当日対応は3名体制とする
次のアクション	・田中：A社向けの提案書を〇月〇日までに作成 ・佐藤：展示会の人員シフト表を〇月〇日までに作成

医療機関の運営推進会議の例

• 開催日時：令和○年○月○日 14:00〜15:30
• 開催場所：本院 3階 第1会議室
• 開催方法：対面開催（オンライン併用）
• 出席者：院長、看護部長、薬剤部長、事務部長 計8名
• 欠席者：リハビリ科部長（出張のため）
• 議題：新薬導入に関する検討、感染対策の強化について
• 報告事項：前月の患者満足度調査結果
• 検討の経過：新薬Aの費用対効果について議論
• 決定事項：新薬Aを来月から導入、感染対策マニュアルを改訂
• 次回の予定：令和○年○月○日 14:00〜
• 記録者：事務部 佐藤

初心者向けシンプルテンプレート

参考）【初心者必見】議事録が上手い人の書き方（テンプレ付き）誰でも…

```
会議名。
日時。
出席者。
議題。
1. 議題1
- 発言1。
- 決定事項。
2. 議題2
- 発言2。
- アクション。
次回予定。
```

このテンプレートは、会議が終わった後に白い画面の前で最初の一文が出てこないという悩みを解決します。 メモから「決定・担当・期限」を拾い、読み手が動ける形に整えることができます。

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議事録 書き方 例 効率的な作成テクニック

議事録作成を効率化するテクニックを習得することで、会議後5分以内に議事録を完成させることが可能になります。 以下のステップに従って、効率的な議事録作成を実践してください。

参考）議事録の書き方｜要点を5分でまとめる7つのコツ

7ステップ作成法

参考）議事録の書き方7ステップ｜無料テンプレート付き

1. アジェンダから議事録ファイルを作成：誰かが参加する前に、各議題を見出しとしてファイルに貼り付けておき、それぞれを「決定を待つ空欄のセクション」にしておきます。 構造の中に入力すればきれいな記録になります。

2. 会議中に決定事項とアクションアイテムを記録：全発言を記録しようとすると追いつきません。「決定したこと」「保留になったこと」「担当と期限」に絞ってメモします。 発言の詳細は録音に任せ、議事メモには構造化された要点のみを残すのが原則です。

参考）議事録の書き方｜テンプレート12種とフォーマット設計5原則

3. 担当者と期限を確認：5W1Hで記録します。Who（誰が）、What（何を）、When（いつまでに）を最優先します。 結論を先にメモし、議論の経緯より先に「何が決まったか」を書きます。

4. 記憶が鮮明なうちに30分以内で整形：議事メモをテンプレートに沿って清書し、決定事項の表を冒頭に配置します。 議事メモの内容をテンプレートの該当欄に転記し、決定事項に「担当者」「期限」が明記されているか確認します。

5. 曖昧な表現を具体的なアクションに書き換え：「検討する」「前向きに進める」といった曖昧な表現を具体的なアクションに書き換えます。

6. 関係者に当日中に共有：完成した議事録は当日中に関係者へ共有します。共有時に「確認依頼」か「情報共有」かを冒頭で明示すると、受け手のアクションが明確になります。

7. ドラフトフォルダから外に出す前にタイムスタンプ・トレース：文脈がまだ復元できる24時間以内に議事録を書き、各アクションアイテムを3つのアンカーに照らして確認します。

時短テクニック：手持ちのメモアプリかGoogleドキュメントに、「会議名・日時・参加者・決定事項・ToDo」の5行を今すぐ作ってテンプレートとして保存してください（3分）。 これだけで、会議後5分以内に送れる議事録の基本構成が完成します。

議事録 書き方 例 医療現場での実践的活用

医療現場では、議事録の作成が特に重要です。患者情報の取り扱いや医療安全に関わる決定事項は、正確な記録が求められます。 医療機関特有の議事録作成のポイントを押さえておきましょう。

医療機関で重要な議事録の種類

• 運営推進会議：施設全体の運営方針を決定
• 介護・医療連携推進会議：地域連携に関する事項を協議
• 安全衛生委員会：労働安全衛生に関する事項を審議
• 感染対策委員会：院内感染防止策を策定
• 薬事委員会：新薬導入や薬剤使用基準を決定

医療現場での議事録作成のポイント

1. 個人情報保護への配慮：患者情報が含まれる会議では、議事録の保管・共有に特に注意が必要です。 匿名化やアクセス制限を適切に行いましょう。

2. 専門用語の統一：医療用語は専門性が高いため、議事録を読むすべての関係者が理解できるよう、必要に応じて用語解説を添付します。

3. 決定事項の明確化：医療行為に関わる決定は、後日のトラブル防止のため、特に明確な記録が求められます。

4. 関係法規の遵守：医療法、個人情報保護法、労働安全衛生法など、関連法規に基づく記録義務を遵守します。

意外な活用法：議事録をAIツールで自動作成する技術が進化しています。 録音データをAIが解析し、自動的に議事録のドラフトを作成してくれるため、記録担当者は会議の内容に集中できます。ただし、医療現場では患者情報の取り扱いに注意が必要で、AIツールの選定時にはセキュリティ面の確認が必須です。

議事録 書き方 例 よくある失敗と回避策

議事録作成でよくある失敗とその回避策を知ることで、質の高い議事録を作成できます。 以下の失敗例を参考に、自分の議事録作成スキルを向上させましょう。

参考）わかりやすい議事録の書き方は？12のコツや例文・フォーマット…

よくある失敗例

1. 一言一句すべて書こうとする：議事録は会議の記録ではなく、決定事項とアクションアイテムの記録です。 全発言を記録しようとすると、重要なポイントが見えなくなります。

2. 主観的に書く：「〜と思う」「〜すべき」といった主観的な表現は避け、客観的事実のみを記録します。

3. 5W2Hで目的別にまとめない：Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（いくらで）の要素を網羅せずに書くと、後から内容が理解できなくなります。

4. 会議前にフォーマット・アジェンダを作らない：準備なしで会議に臨むと、重要なポイントを見逃します。 事前にアジェンダをもとにしたテンプレートを用意しましょう。

5. 箇条書きで書かない：文章で書くと読みづらく、重要なポイントが見えにくくなります。 箇条書きを活用して、視覚的に理解しやすい議事録を作成しましょう。

6. 情報を後から付け足さない：会議後に思い出した情報を追加すると、記録の信頼性が損なわれます。 会議中に記録しきれなかった場合は、その場で確認しましょう。

7. 読み返しと修正をしない：完成した議事録は、必ず読み返して修正しましょう。 誤字脱字や曖昧な表現がないか確認します。

回避策：これらの失敗を避けるためには、事前にテンプレートを用意し、会議中は決定事項とアクションアイテムに集中して記録することが重要です。 会議後は必ず読み返し、曖昧な表現を具体的なアクションに書き換える習慣をつけましょう。

参考リンク。

LINE WORKS - 議事録の例文と書き方を解説！NG例や作成の効率化に役立つAIツールまで - 議事録の例文を会議の種類別に5つ紹介。NG例やわかりやすく書くためのポイント、AIツールまで解説。

AILEAD - 議事録の書き方｜テンプレート12種とフォーマット設計5原則 - 議事録の書き方を5ステップで解説。見やすいフォーマット設計の5原則と、用途別テンプレート12種をコピペで即使える形式で提供。

ライフシフト - 委員会・会議の議事録の書き方｜サービス種別38の比較表と記入例152例 - 厚労省の標準確認項目に基づいた議事録の書き方を、サービス種別×会議体の比較表と記入例152例で詳しく解説。

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